Pengembangan Diri Produktivitas Hidup

5 Strategi Manajemen Waktu yang Cocok untuk Menjaga Produktivitas Harian Saya

Pada kesempatan kali ini saya ingin berbagi sedikit tips tentang apa – apa saja strategi manajemen waktu yang efektif untuk menjaga produktivitas harian saya. Saya menulis artikel ini karena ada follower yang bertanya melalui instagram atau peserta webinar yang menanyakan kepada saya setelah webinar berlangsung. Strategi manajemen waktu ini saya harap bisa menjadi jawaban untuk mendongkrak produktivitas kita semua, khususnya saat sedang menghadapi pandemi.

Baik, lalu bagaimana caranya saya dapat hidup dengan produktif sehari – hari? Terdapat 5 hal yang sangat membantu saya untuk menjaga produktivitas harian. Berikut ini adalah 5 hal tersebut.

Strategi #1 – Perjelas Identitas Diri yang Ingin Ditanam

Saya mendapatkan strategi ini dari buku Atomic Habits yang ditulis oleh James Clear, yaitu jika kita saat ini merasa tidak optimal dalam menggunakan waktu kita, maka tanyakan kepada diri kita: Who do I want to become? Kita ingin menjadi orang yang seperti apa?

Strategi ini mencoba untuk memberitahukan kepada kita untuk memperjelas dulu identitas diri ideal yang kita inginkan seperti apa. Jadi bukan fokus langsung kepada daftar pekerjaan untuk diselesaikan, namun sebenarnya kita ingin menjadi orang seperti apa sih?

Memiliki identitas diri yang ingin dicapai dengan jelas mampu membedakan diri kita dari orang yang ‘sibuk’ menjadi orang yang produktif. Sewaktu mahasiswa dulu, saya adalah mahasiswa yang ‘sibuk’, banyak sekali kerjaan dengan aktif di berbagai organisasi dan juga tugas – tugas perkuliahan. Saya menikmati kesibukan itu, tetapi kadang merasa bingung, “ini saya sibuk, tapi sebenarnya ngapain ya?”, mengapa saya sibuk seperti ini? Saya dapatkan jawaban jelasnya di buku atomic habit tersebut, yaitu ternyata pada waktu itu saya belum memiliki arah identitas diri yang jelas ke mana saya akan menuju.

Manajemen waktu saya jauh lebih baik ketika saya sudah lulus kuliah. Pada waktu itu, saya punya arah identitas yang jelas untuk dituju: saya ingin menjadi pendidik, saya ingin menjadi seorang staf ahli kementerian, saya ingin menjadi seorang pengajar, dan juga saya ingin menjadi seorang peneliti.

Ketika saya memiliki arah identitas diri yang ingin dituju dengan jelas, aktivitas harian saya langsung ditujukan untuk ‘mengupgrade’ diri saya sehingga dapat mencapai identitas tersebut. Dan dengan kita memiliki identitas yang jelas ini, kalau kita menghabiskan waktu yang tidak sesuai dengan identitas yang kita tuju tersebut, maka hati ini akan merasa tidak enak dan meluruskan kembali untuk menghabiskan waktu yang sesuai dengan identitas kita.

Strategi #2 – Memiliki Target – Target Capaian Hidup yang Jelas

Strategi kedua ini adalah strategi lawas, klasik, tetapi bekerja untuk saya. Saya bisa sangat membedakan bagaimana ketika saya bekerja di sebuah proyek yang target outputnya jelas, dengan proyek yang benar – benar tidak jelas. Saya jauh lebih fokus dan produktif ketika memiliki target hidup yang jelas, baik itu di ranah profesional ataupun ranah personal saya.

Target capaian hidup ini umumnya dibagi secara 3 bagian waktu, yaitu target jangka pendek (kurang dari 1 tahun), target jangka menengah (1-5 tahun), dan target jangka panjang (lebih dari 5 tahun). Semakin pendek jaraknya biasanya semakin rigid, dan semakin jauh jaraknya maka semakin fleksibel.

Untuk menuliskan target – target hidup agar lebih jelas ini, saya menggunakan prinsip SMARTER yang dikenalkan oleh Michael Hyatt dalam bukunya Best Year Ever. Mayoritas orang mungkin sudah familiar dengan SMART, tetapi buat saya SMARTER lebih cocok dalam mendongkrak produktivitas saya.

SMARTER adalah singkatan dari:

S = Spesific (Spesifik), yaitu target dibuat jelas, tangible, bisa dilihat dan dirasakan hasilnya

M = Measurable (terukur), yaitu target dibuat terukur ketika bisa mencapainya

A = Actionable, yaitu target kita dapat dieksekusi/dikonkritkan dengan cepat

R = Risky (berisiko), yaitu target kita berada sedikit di luar zona nyaman untuk memastikan diri kita bertumbuh

T = Time Bound (batas waktu), yaitu target harus memiliki batas akhir kapan harus dicapai

E = Exciting (menyenangkan), yaitu target harus sesuai dengan passion, value, dan purpose hidup kita, sehingga menjalankannya pun akan sangat menyenangkan

R = Relevant (Relevan), yaitu apakah target untuk menunjang cita – cita kita yang lebih besar.

Dengan menggunakan prinsip SMARTER ini, saya menjadi lebih semangat dan jelas terkait target – target apa saja yang harus saya selesaikan setiap harinya. Hal ini membuat manajemen waktu saya menjadi lebih efektif dan hidup lebih produktif.

Strategi #3 – Melakukan Penjadwalan Aktivitas (Scheduling)

Ini biasanya saya lakukan di akhir pekan. Hal yang saya lakukan adalah mengambil 3 goals pekanan yang ingin saya capai di pekan tersebut, lalu saya breakdown menjadi langkah – langkah kecil untuk saya capai. Setelah itu, saya melakukan scheduling atau penjadwalan selama satu pekan ke depan untuk menyelesaikan setiap langkah – langkah kecil tersebut. Aktivitas ini saya namakan WBS atau work breakdown structure.

Contoh ilustrasi Work Breakdown Structure

Sehingga di sini yang ingin saya ceritakan adalah membuat weekly do list lebih efektif dibandingkan dengan to – do list. Walaupun ada beberapa hari yang perlu penyesuaian sehingga perlu di setting ulang, tetapi dengan mengguakan scheduling ini aktivitas kita menjadi lebih jelas dan juga lebih terstruktur.

Strategi #4 – Melakukan Aktivitas Sesuai Prioritas

Salah satu strategi yang juga membuat hidup saya menjadi produktif adalah ketika saya melakukan aktivitas sesuai dengan prioritasnya. Buat sahabat mungkin sudah tidak asing mendengar tools bernama time management matrix atau eisenhower matrix. Tools tersebut sangat membantu untuk memprioritaskan aktivitas kita sesuai dengan tingkat urgensi dan penting atau tidaknya. Urgensi dilihat dari dimensi waktu, sementara penting dilihat dari mana yang relevan dengan goals atau identitas diri yang ingin dicapai (lihat strategi 1).

Berdasarkan prioritasnya, maka aktivitas dapat dibagi menjadi empat bagian. Berikut ini adalah cara saya menghabiskan waktu harian secara efektif,

Cara saya menghabiskan waktu efektif adalah ketika saya menghabiskan waktu paling banyak di kuadran 2

Seperti yang dapat dilihat dari kuadran di atas, Q1 adalah aktivitas yang memiliki tingkat kepentingan dan urgensi yang tinggi. Istilahnya adalah kita sudah kepepet banget untuk menyelesaikan aktivitas yang penting ini. Namun, saya mengusahakan sebisa mungkin aktivitas Q1 itu tidak banyak karena seringkali membuat saya stress. Maka dari itu saya lebih suka jika mendapat tugas dengan deadline yang mungkin masih minggu depan (Q2), langsung saya kerjakan di pekan tersebut agar tidak terlalu tertekan dan bisa bekerja dengan santai. Aktivitas Q2 yang tertunda, otomatis akan masuk menjadi aktivitas Q1.

Selain itu saya juga menerapkan aturan rule of three, yaitu aturan di mana saya hanya fokus untuk mengerjakan 3 aktivitas prioritas utama untuk dikerjakan dalam satu hari. Sehingga hal ini tidak membuat saya overwhelm. Saya bersykur jika kemudian saya bisa mengerjakannya dengan cepat, untuk beralih di aktivitas berikutnya. Namun kuncinya: jangan terlalu banyak melakukan kegiatan. Fokus saja pada 3 kegiatan yang paling penting di hari itu.

Strategi #5: Melakukan Manajemen Energi

Hal terakhir yang sangat mempengaruhi produktivitas harian saya adalah dengan melakukan manajemen energi. Selain melakukan perencanaan yang jelas, manajemen energi ini sangat penting. Apalagi saya merupakan survivor COVID-19, dan saya masih sangat merasakan efek dari COVID-19 yang belum sepenuhnya pulih.

Untuk melakukan manajemen energi ini sebenarnya sederhana, tetapi susahnya minta ampun untuk dilakukan. Manajemen energi ini tergantung dari 4 hal: Soul, Move, Eat, Sleep.

Soul itu adalah bagaimana saya menjaga makna dan energi saya untuk terus terkoneksi dengan sang pencipta. Saya dalah seorang muslim, dan kemampuan saya dalam menjaga amalan ibadah harian sangat mempengaruhi produktivitas saya di hari itu. Sebagai contoh, jika saya menjaga shalat malam dan shalat subuh di satu hari, maka saya akan mendapatkan booster produktivitas yang sangat luar biasa. Saya jadi teringat dengan sebuah pesan dari guru saya, Pak Bachtiar Firdaus: seorang muslim jika energi spiritualnya terjaga, maka lancar semua urusan dunianya.

Move yaitu mencoba melakukan excercise fisik secara rutin. Misalnya dengan push up, sit up, squat jump, atau jogging yang biasanya saya lakukan di pagi hari. Memperbanyak gerak ini sangat membantu saya untuk meningkatkan stamina, menjadi tidak mudah lelah dalam bekerja, dan memiliki ketahanan tubuh yang kuat secara fisik.

Eat yaitu mencoba menjaga asupan makanan dengan memberikan makanan terbaik. Di Belanda ini, saya belajar bagaimana mengatur asupan kalori dengan mengganti nasi menjadi roti. Sehingga efeknya adalah saya tidak mudah mengantuk di pagi dan siang hari. Untuk makan nasi atau makan berat, saya melakukannya pada saat makan malam sehingga tidak mengganggu produktivitas saya. di siang harinya.

Sleep yaitu menjaga siklus tidur. Dengan segala aktivitas saya yang cukup padat sehari – hari, saya mencoba untuk terus memenuhi kebutuhan tidur saya minimal 5 – 6 jam sehari. Sesibuk-sibuknya saya, saya harus tidur berkualitas minimal 5 – 6 jam. Mengapa? Karena saya sudah mengetes sendiri jika saya kurang tidur justru saya jadi sulit berkonsentrasi dan kehilangan fokus, yang mana itu menjadi tidak produktif. Sehingga saya memutuskan memandang tidur sabagai ‘investasi’ agar saya bisa menjadi lebih produktif di hari berikutnya.

Itulah 5 hal yang dapat saya berikan kepada sahabat tentang apa strategi yang bekerja untuk saya dalam meningkatkan produktivitas harian saya. Alhamdulillah dengan menggunakan strategi tersebut, saya masih dapat melakukan studi doktoral dengan baik, menjadi penasihat di kementerian, menulis konten untuk blog ini, serta masih dapat menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman – teman saya.

Semoga bermanfaat ya untuk sahabat semuanya :). Jika nantinya ada yang bisa saya bantu lebih detil melalui webinar atau pelatihan, silakan kontak saya melalui Linkedin, Instagram, atau ke Melinda via WhatsApp (+62 856 4087 9848).

Salam,
Arry Rahmawan

About the author

Arry Rahmawan Destyanto

Arry Rahmawan adalah seorang yang memiliki cita - cita sebagai guru bagi pemimpin masa depan Indonesia. Saat ini berkarya sebagai dosen di Departemen Teknik Industri, Universitas Indonesia yang sedang melaksanakan tugas belajar di Technische Universiteit Delft, Belanda.

Selain beraktivitas sebagai pengajar tetap di UI dan peneliti di TU Delft, Arry juga mengisi hari-harinya dengan menjadi narasumber di berbagai instansi pemerintah, BUMN, swasta, lembaga pendidikan, serta lembaga non-profit terkait seputar pengembangan diri dan tulisan - tulisan yang ada di blog ini.

Untuk menghubunginya, silakan kontak melalui direct message LinkedIn atau Instagram

Leave a Comment