Life Skills

Belajar Mengatur Prioritas untuk Meningkatkan Produktivitas Hidup

Written by Arry Rahmawan

Pada tanggal 23 Oktober kemarin, saya baru saja memberikan seminar tentang produktivitas hidup kepada segenap mahasiswa di Universitas Pakuan Bogor. Cukup kagum, karena jarang lho mahasiswa yang minta untuk dibawakan seminar tentang produktivitas hidup. Kebanyakan mahasiswa ga mau ribet – ribet belajar ilmu tentang produktivitas, yang penting enjoy your life aja, hehe

Membawakan seminar ini kembali me recall aktivitas – aktivitas yang saya kerjakan saat menjadi mahasiswa dulu. Selain kuliah di fakultas teknik UI, dulu saya juga aktif di berbagai macam organisasi. Saya juga seorang ketua angkatan yang kurang lebih harus membantu teman – teman seangkatan saya apabila sedang mengalami masalah. Saya juga seorang entrepreneur yang pada waktu itu sedang mendirikan dan menjalankan CerdasMulia Institute.

Saya kemudian bertanya kepada mahasiswa tentang apa yang saya juga alami pada waktu itu, “Siapa di sini yang seringkali kewalahan (overwhelmed) dalam aktivitas sehari – hari? Kewalahan tuh kaya ngerasa kalo pekerjaan kita banyaak banget, tidak ada habisnya, dan membuat kita stress. Ada?”

Sontak mahasiswa menjawab dengan penuh semangat, “Sayaaaa….!!”, ya karena mungkin merasa senasib juga ya, hehehe..

Saya pun merasakan itu ketika menjadi mahasiswa dulu. Saya mengalami apa yang namanya overwhelmed, atau kewalahan. Rasanya pekerjaan sudah dikerjakan hari demi hari, namun semakin ke sini semakin menumpuk. Hidup rasanya sudah sangat sibuk, tapi kok semakin tertekan dengan banyaknya aktivitas yang harus diselesaikan. Tidak jarang, karena kewalahan ini saya mengalami stress dan jadinya sering jatuh sakit.

Lalu, bagaimana caranya agar kita bisa mengatasi ‘kewalahan’ ini, hidup lebih produktif, dan juga lebih sehat dari sebelumnya?

Saya pun kemudian mencari informasi terkait hal ini. Hingga akhirnya saya menemukan bahwa salah satu kunci orang – orang produktif adalah mereka memiliki ‘ritual’ harian. Woow, ritual ini kok sepertinya menyeramkan ya, hehe. Tapi tenang, ritual ini adalah ritual positif. Saya ambil contoh dari Joel Gascoigne, Founder & CEO Buffer yang memiliki kebiasaan untuk bangun jam 4 pagi. Setelah bangun, dia makan sedikit sarapan, lalu langsung mencicil kerja di pagi hari tersebut.

Setiap orang pastilah memiliki ritual harian yang berbeda – beda. Namun, dari hasil riset saya menemukan bahwa ada satu ritual harian yang dapat membantu kita untuk mengatasi kewalahan dalam beraktivitas (overwhelmed), yaitu adalah: merencanakan apa yang ingin kita lakukan esok hari pada malam sebelumnya.

Kuncinya adalah Plan Your Day the Night Before

Bagaimana rencana harian itu dapat membantu kita mengatasi kewalahan dan meningkatkan produktivitas? Sederhana saja sebenarnya. Memiliki rencana harian membantu kita untuk menyusun jadwal yang lebih rapi untuk menyelesaikan pekerjaan kita. Dengan jadwal yang lebih rapi, peluang kita untuk lebih fokus dalam menyelesaikan pekerjaan pun akan semakin besar. Dengan semakin fokusnya kita, akan semakin banyak pula pekerjaan yang bisa kita selesaikan.

Hal tersebut berlaku sebaliknya. Tanpa perencanaan harian untuk keesokan harinya, kemungkinan besar akan membuat kita tidak tahu apa prioritas yang harus kita kerjakan. Sehingga, hal tersebut akan membuat diri kita lambat dalam bertumbuh, menyebabkan stress, karena tidak mengetahui mana yang harus kita selesaikan terlebih dulu. Sebuah studi yang dilakukan pada tahun 2011 menunjukkan bahwa menuliskan hal – hal apa saja yang ingin kita lakukan di keesokan hari dapat menurunkan kegelisahan, tingkat stress, dan dapat membuat seseorang lebih enjoy dalam menjalankan hari – harinya [1].

Sebuah eksperimen lainnya juga menunjukkan bahwa seseorang atau keluarga yang memiliki perencanaan, memiliki capaian goals yang lebih baik dibandingkan mereka yang tidak memilikinya. Penelitian ini dilakukan dengan membagi 2 grup: 1 grup diminta untuk menuliskan apa rencana mereka dengan jelas, sementara grup lainnya tidak.

Peneliti kemudian meminta setiap orang di masing – masing grup untuk melaporkan apa yang mereka kerjakan di hari tersebut. Hasilnya adalah, sebanyak 71% sampel dari grup 1 mengumpulkan laporan mereka dan dari grup 2 hanya sebanyak 32% saja. Sebagai tambahan, laporan dari grup 1 menunjukkan bahwa hal – hal yang dicapai atau diselesaikan menjadi lebih banyak dibandingkan grup yang kedua [2].

Karena berbagai riset menunjukkan bahwa plan your day the night before ini sangat bermanfaat, saya pun mulai menerapkan hal tersebut. Hal ini ternyata cukup menyenangkan dan mampu membuat capaian dan hidup saya menjadi lebih terstruktur atau rapi.

Hidup Lebih Efektif Menggunakan Derajat Prioritas

Setelah kurang lebih 3 tahun menggunakan perencanaan harian, saya mencoba mengembangkan sebuah cara sendiri untuk mengurangi kewalahan dalam hidup saya. Caranya adalah dengan mendaftar seluruh rencana yang ingin saya kerjakan di keesokan harinya, kemudian membaginya berdasarkan derajat prioritas.

Derajat prioritas adalah sebuah teknik yang saya kembangkan untuk menentukan mana aktivitas yang harus saya kerjakan terlebih dulu. Pernah dalam beberapa hari, saya menemukan ada banyak sekali aktivitas yang harus saya kerjakan. Agar tidak bingung mengerjakannya, maka saya terapkan derajat prioritas ini dalam hidup saya. Derajat prioritas saya bagi menjadi 5, yaitu:

  1. Must Do: Derajat prioritas paling penting, yaitu kegiatan yang harus kita selesaikan saat atau hari itu juga. Misal, membuat slide presentasi yang akan dipresentasikan di siang hari di hari tersebut.
  2. Life Project: Proyek atau target hidup yang ingin kita capai, namun deadline nya bukan di hari tersebut, misal: kita ingin menyelesaikan naskah buku di bulan depan. Jika must do sudah selesai, maka kita bisa mencicil naskah buku ini di hari tersebut.
  3. Helping People: Membantu orang lain yang membutuhkan pertolongan kita. Misal, ada teman yang ingin meminjam catatan, atau ada teman yang ingin ‘curhat’ ke kita untuk diselesaikan masalahnya.
  4. Learning Something: Hal – hal baru yang ingin kita pelajari di hari tersebut. Misalnya ingin belajar tentang produktivitas hidup (baca buku, nonton video, dan lain sebagainya).
  5. Free Activity: Aktivitas bebas, saat semua aktivitas dari 1 – 4 sudah selesai untuk dikerjakan.

Saya biasa menyelesaikan rencana harian saya berdasarkan 5 derajat prioritas ini. Saya mulai mengerjakannya dari yang nomor 1, jika sudah selesai berpindah ke nomor 2, begitu seterusnya hingga sampai ke nomor 5.

Saya belajar dari kesalahan saya dulu sewaktu mahasiswa, seringkali prioritas ini terbolak – balik. Misalnya yang nomor 4 jadi nomor 1, yang nomor 1 jadi nomor 5, dan yang nomor 5 jadi nomor 2. Nah, hal seperti ini yang akhirnya membuat kita terlihat sibuk tapi jarang sekali kita menghasilkan sesuatu. Berikut ini gambar sederhana tentang bagamana cara saya menyelesaikan aktivitas harian saya

Gambar Sederhana tentang Derajat Prioritas

Melihat gambar di atas, beberapa peserta seminar saya ada yang bertanya: apakah urutannya boleh dibolak – balik? Jawabannya BOLEH. Ya sekali lagi, prioritas orang itu kan kadang berbeda – beda ya. Namun saya menyarankan, yang urutannya dibolak – balik adalah yang nomor 2, 3, dan 4. Sementara untuk yang nomor 1 dan 5 tetap di ujung – ujungnya. Jadi misalkan prioritas kedua Anda adalah learning something, ya tidak apa – apa juga. Derajat prioritas ini bisa disesuaikan dengan konteks hidup atau profesi Anda sekarang.

Semoga apa yang saya bagikan ini dapat bermanfaat untuk membuat hari – hari Anda lebih produktif. Saya sudah mencobanya dan teknik di atas sangat membantu saya untuk menyelesaikan beragam pekerjaan sehari – hari dengan lebih baik dan menyenangkan.

Referensi:

  1. Gollwitzer, P.M. & Brandstätter, V., 2004. Implementation Intentions and Effective Goal Pursuit. Journal of Personality and Social Psychology, pp.1–14.
  2. Masicampo, E.J. & Baumeister, R.F., 2011. Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), pp.667–683.

——————————————————–

Apabila Anda berminat untuk mengundang Arry sebagai narasumber, dosen tamu, atau juri di institusi Anda, dengan sangat senang kami akan berusaha menyanggupinya. Silakan hubungi 0856 4087 9848 (Melinda) atau email ke arryrahmawan@ui.ac.id. Anda juga dapat terkoneksi langsung dengan Arry Rahmawan melalui beberapa jalur media sosial berikut ini:

Free Online Course di YouTube : Channel Arry Rahmawan
Free Kultwit di : Twitter @ArryRahmawan
Free Inspirational Quotes : Instagram @ArryRahmawan
Free Inspirational Notes : Grup Facebook

About the author

Arry Rahmawan

Arry Rahmawan adalah dosen di Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Indonesia. Bidang keilmuan peminatannya adalah kewirausahaan, inovasi, dan strategi bisnis.

Apabila Anda berminat untuk mengundang Arry sebagai narasumber, dosen tamu, atau juri di institusi Anda, dengan sangat senang kami akan berusaha menyanggupinya. Silakan hubungi 0856 4087 9848 (Melinda) atau email ke arryrahmawan@ui.ac.id.

Untuk informasi lebih lengkap, silakan klik halaman berikut ini.

1 Comment

Leave a Comment

Ingin Mempelajari Ilmu Pengembangan Diri Lebih Mendalam?
Join dengan Klub Pengembangan Diri Indonesia!
Jadilah satu dari sedikit orang yang mendapatkan tips berkualitas untuk membuat hidup lebih bermakna, bertumbuh, dan berdampak
Saya Gabung!
*Klub Pengembangan Diri Indonesia adalah sebuah klub online di Facebook yang berisi berbagai arsip, artikel, serta training pengembangan diri online gratis!
Dapatkan ebook "SimplyProductive" untuk melipatgandakan produktivitas Anda
Saya Mau!

Ingin Hidup Anda Bertumbuh?

Segera bergabung dengan Klub Pengembangan Diri Indonesia untuk mendapatkan tips dan online course tentang bagaimana mewujudkan hidup yang lebih baik
Saya Mau!