Pengembangan Diri Produktivitas Hidup

Teknik Sederhana yang Saya Lakukan untuk Menaikkan Produktivitas Hidup hingga 3x Lipat Lebih Baik

Saya lagi senang membagikan pengalaman terkait dengan bagaimana cara saya mengatur waktu. So, hari ini saya ingin berbagi kembali dengan topik bagaimana mengatur waktu yang kita miliki agar bisa semakin bermanfaat. Kemarin saya sudah membagikan terkait dengan 5 strategi utama saya untuk meningkatkan produktiviats hidup saya sehari-hari (pada rentang tahun 2020 – 2021). 5 Strategi yang saya bagikan tersebut adalah strategi ‘besar’ yang memerlukan sedikit waktu dan tenaga untuk melakukannya. Awalnya saya juga malas untuk mencobanya, namun setelah menjadi habit maka saya dapat dengan mudah menjadi seorang yang lebih produktif. Bagi yang belum membaca, silakan cek artikel saya di sini.

Apa yang akan saya tuliskan kali ini adalah teknik-teknik kecil yang bahkan bisa meningkatkan produktivitas saya lagi hingga 3x lipatnya. Teknik ini saya namakan simplyproductive, yaitu strategi sederhana, kecil, tapi bisa berdampak untuk membuat produktivitas hidup saya naik berkali – kali. Saya mengombinasikan strategi sederhana ini dengan 5 strategi utama saya di artikel sebelumnya, dan hasilnya luar biasa dahsyat.

Apa saja teknik – teknik yang membuat produktivitas saya meningkat ini? Berikut adalah teknik sederhana yang mampu meningkatkan produktivitas saya hingga 3x lipat:

Teknik #1: Aturan 1-3-5

Aturan 1-3-5 maksudnya adalah setiap hari saya menetapkan 1 tugas besar, 3 tugas sedang, dan 5 tugas kecil yang harus saya lakukan pada hari itu. Aturan 1-3-5 ini saya pakai jika memang dalam 1 hari saya memiliki banyak aktivitas dan menerapkan rule of 3 (hanya mengerjakan 3 hal terpenting) itu tidak memungkinkan. Semua tugas di 1-3-5 ini adalah tugas yang hanya ada di kuadran 1 dan 2 (silakan cek kembali tulisan saya 5 strategi manajemen waktu yang bekerja untuk saya)

Tugas besar, sedang, dan kecil ini dinilai dari berapa banyak waktu, tenaga, usaha yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Sebagai contoh, berikut ini adalah salah satu contoh penerapan aturan 1-3-5 dalam jadwal agenda saya,

Penerapan aturan 1-3-5 menggunakan Trello Board

Pertanyaan yang sering saya dapatka: darimana saya mulai mengerjakan tugas – tugas ini? Apakah dari yang besar atau yang kecil dulu? Idealnya harus dikerjakan dari yang besar dulu, karena asumsinya energi kita untuk mengawali hari masih sangat besar. Setelah yang besar, barulah yang kecil – keci. Cara ini sesuai dengan yang diajarkan dalam buku Eat that Frog! di mana mulai dari yang besar – besar dulu.

Tapi realitanya, saya seringkali merasa bosan dengan tugas – tugas yang besar ini karena umumnya memerlukan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikannya. Maka dari itu, jika saya sedang bosan, biasanya saya memulai dari medium atau small task terlebih dahulu. Setidaknya agar saya merasa di hari itu saya berprogress dan kemudian menjadi bersemangat kembali untuk melakukan aktivitas yang lebih besar.

Teknik #2: Menggunakan Kanban Board

Kanban berasal dari kata Bahasa Jepang yang artinya billboard atau signboard. Di Teknik Industri, saya belajar bahwa teknik ini biasa digunakan di Jepang untuk melakukan tracking dari proses manufaktur, sehingga jika nanti proses di masing – masing fase lancar atau bermasalah akan ketahuan dengan adanya kanban board ini.

Bukan hanya di industri manufaktur, tetapi kanban board ini ternyata juga bisa digunakan untuk meningkatkan produktivitas kita. Caranya adalah dengan menggunakan visual signboard untuk mengetahui apa saja aktivitas yang saat ini sedang kita gunakan.

Visual board ini bisa dibuat secara fisik atau digital. Saya lebih suka menggunakan Kanban secara digital menggunakan Trello. Pada visual Kanban Board ini, terdapat 3 kolom, yaitu:

  • Kolom To-Do, berisi kegiatan yang ingin kita lakukan di hari itu (jika menggunakan aturan 1-3-5, maka bentuknya bisa seperti yang di poin 1).
  • Kolom In-Progress, berisi kegiatan yang sedang kita lakukan
  • Done, berisi kegiatan yang sudah selesai dilaksanakan

Secara visual, maka bentuknya menjadi seperti ini:

Menggabungkan Kanban Board dengan Aturan 1-3-5

Dengan menggunakan Kanban Board di layar monitor saya, saya menjadi tahu apa yang harus saya selesaikan hari ini dan dengan melihat kolom ‘done’, saya jadi merasakan hidup yang bertumbuh dan membuat saya semakin semangat untuk menghasilkan produktivitas berikutnya.

Teknik #3: 10 Minutes Starter

Pernah merasa punya banyak tugas tapi tidak semangat memulainya? Saya menggunakan teknik 10 minutes starter, yaitu cobalah mengerjakan tugas yang kita malas sekali mengerjakannya itu secara fokus hanya dalam 10 menit.

Hasilnya? Setelah 10 menit saya tidak mau berhenti dan pada akhirnya terus melanjutkan pekerjaan tersebut. Sebagai contoh, misalnya saya begitu malas untuk melakukan update di blog ini. Kemudian saya menggunakan 10 minutes starter ini untuk ngeblog. Akhirnya saya merasa bahwa saya harus menyelesaikannya hingga akhir dan pada akhirnya Anda bisa melihat tulisan saya ini sekarang :).

Teknik #4: Biological Prime Time

Ini adalah teknik di mana kita mengetahui waktu paling optimal dalam bekerja, termasuk hari dan jamnya. Secara biologis ada orang – orang yang memiliki chronotype tertentu, yang memperngaruhi siklus tidur dan siklus bekerja optimal. Saya sendiri secara alami mengantuk pada pukul 12 malam dan bangun pada pukul 5 pagi – 7 pagi (tergantung waktu shalat subuh di Belanda). Setelah itu, waktu saya paling optimal untuk bekerja adalah di pagi hari pukul 9 – 13 dan malam hari pukul 20 – 23. Waktu antara 13 – 17 saya gunakan untuk meeting atau pekerjaan yang memerlukan less mental workload.

Untuk mengetahui biological prime time ini memang kita perlu melakukan evaluasi dari aktivitas harian kita dan kapan waktu alami kita tidur. Apa yang dimaksud waktu alami adalah di hari – hari normal, kapan kita ngantuk dan kapan kita bangun secara alami (tanpa dibangunkan). Setelah itu kita juga perlu mengecek waktu harian kita, kapan kita bisa sangat produktif dan kapan kita tidak produktif sama sekali. Maka triknya adalah gunakan waktu di mana kita bisa paling produktif tersebut untuk tugas yang paling berat, dan waktu yang tidak produktif untuk melakukan tugas yang relatif ringan.

Teknik #5: Digital Detox

Dulu, salah satu yang membuat produktivitas saya terganggu adalah karena saya sering merasa terdisrupsi dengan gadget saya dengan notifikasi yang ada di WhatsApp, Email, social media, dan lain sebagainya.

Saya pun kemudian melakukan digital detox jika saya sedang melakukan hal yang memerlukan fokus tinggi. Saya menaruh handphone saya di laci atau jauh dari meja kerja saya. Saya juga menonaktifkan semua notifikasi di laptop saya, dan tidak menginstall aplikasi social media di laptop (seperti WhatsApp atau Discord). Awalnya saya merasa khawatir bahwa ada beberapa hal penting yang mungkin akan saya lewatkan.

Tetapi saya belajar dari guru saya di TU Delft (Sandra de Koning), dengan santainya mengatakan: jika misal itu adalah hal penting, maka orang itu pasti akan menelpon mu.

Saya pikir betul juga, buat apa saya merasa takut bahwa saya akan melewatkan hal yang penting? Toh jika misalnya mereka membutuhkan saya dengan segera, mereka pasti akan menelpon saya. Sejak saat itu, saya jadi tidak ragu untuk melakukan digital detox, dan dengan itu produktivitas saya meningkat berkali-kali lipat.

Baik sahabat, sepertinya itu teknik – teknik sederhana yang bisa saya berikan untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas kerja Anda. Untuk menutup artikel ini, saya akan mengupti sebuah quote yang saya dapatkan ketika saya belajar di TU Delft,

You can’t buy more time. You can, however, spend it more wisely. Time is the main ingredient in life. If you value your time, others will too. If you waste your time, others will too. One of the most important factors in your consistent success is how you treat time. In order to thrive, you must spend time in things that make you strong, make you happy, and keep you growing. Think of yourself as the main manager of your time. Ultimately, you get what you spend your time in.

Sandra de Koning – Time Management Foundation, TU Delft

Semoga bermanfaat untuk sahabat semuanya.

Semoga bermanfaat ya untuk sahabat semuanya :). Jika nantinya ada yang bisa saya bantu lebih detil melalui webinar atau pelatihan, silakan kontak saya melalui LinkedinInstagram, atau ke Melinda via WhatsApp (+62 856 4087 9848).

Salam,
Arry Rahmawan

Opt In Image

Download Ebook SimplyProductive Gratis!

Saatnya MELIPATGANDAKAN Produktivitas Hidup dengan CEPAT dan MUDAH

Pelajari bagaimana saya dapat MELIPATGANDAKAN PRODUKTIVITAS hidup hanya dengan MELAKUKAN BEBERAPA HAL SEDERHANA. Cukup masukkan nama dan alamat email Anda untuk mendapatkan ebook nya. 100% gratis dan langsung download! Berminat? Masukkan Email Anda Sekarang!

100% Aman. Link Download akan Dikirim Via Email.

About the author

Arry Rahmawan Destyanto

Arry Rahmawan adalah seorang yang memiliki cita - cita sebagai guru bagi pemimpin masa depan Indonesia. Saat ini berkarya sebagai dosen di Departemen Teknik Industri, Universitas Indonesia yang sedang melaksanakan tugas belajar di Technische Universiteit Delft, Belanda.

Selain beraktivitas sebagai pengajar tetap di UI dan peneliti di TU Delft, Arry juga mengisi hari-harinya dengan menjadi narasumber di berbagai instansi pemerintah, BUMN, swasta, lembaga pendidikan, serta lembaga non-profit terkait seputar pengembangan diri dan tulisan - tulisan yang ada di blog ini.

Untuk menghubunginya, silakan kontak melalui direct message LinkedIn atau Instagram

Leave a Reply to Anonymous Cancel reply