Setiap dari kita pasti pernah dihadapi dengan sebuah masalah dan harus mengambil keputusan untuk dapat menyelesaikan masalah tersebut. Sayangnya, keputusan yang diambil seringkali menimbulkan masalah – masalah baru, ketimbang menyelesaikan masalah yang ada. Sehingga, tidak dapat dipungkiri bahwa salah satu fase menantang dan tersulit dalam hidup kita bisa jadi adalah ketika mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah. Entah itu masalah pribadi, di sekolah, pekerjaan, atau juga rumah tangga,
Kita mungkin sering tidak sadar bahwa kita selalu dihadapkan dalam suatu kondisi yang menuntut kita memutuskan sesuatu. Misalnya: Bagi Anda yang baru lulus SMA, jurusan dan kampus apa yang ingin Anda perjuangkan untuk pendidikan Anda berikutnya? Atau bagi Anda yang saat ini sebagai profesional dan memerlukan seorang karyawan, bagaimana Anda menyeleksi lamaran yang masuk dan mendapatkan orang yang sesuai dengan apa yang Anda harapkan? Atau jika Anda saat ini sedang sakit dan butuh konsultasi ke dokter, siapa dokter yang Anda pilih untuk mendiagnosa penyakit Anda?
Walaupun kita sudah sering dan ‘berpengalaman’ dalam mengambil banyak keputusan dalam hidup, sudahkah kita memiliki skill untuk mengambil keputusan yang baik? Mengapa skill ini penting untuk dipelajari? Bukannya kita sudah sering ya mengambil keputusan secara ‘otomatis’?
Skill ini menjadi penting karena keputusan atau solusi yang tidak tepat dalam menyelesaikan suatu masalah, akan dapat menimbulkan masalah baru. Misalnya, ketika Anda memutuskan untuk pergi ke klinik secara acak saat kita demam tanpa pertimbangan yang jelas mengapa memilih klinik tersebut. Karena Anda tidak punya pertimbangan khusus dalam mengambil keputusan, ternyata dokter di klinik itu merupakan dokter yang minim pengalaman dan baru saja lulus tanpa Anda tahu.
Dokter mendiagnosa bahwa Anda sakit lambung dan diberikan antibiotik diminum. Seminggu setelahnya, yang ada kondisi semakin parah dan Anda memutuskan untuk berobat ke rumah sakit yang lebih baik. Di RS tersebut dokter mengatakan bahwa lambung Anda sebenarnya baik – baik saja, Anda tidak perlu antibiotik, dan akhirnya Anda bisa sembuh dengan cara yang lebih efektif. Anda bisa saja marah dan menuntut dokter pertama yang membuat sakit Anda tambah parah. Namun, di sini ada yang bisa disalahkan sebagai pengambil keputusan: diri Anda sendiri.
So, pertanyaannya: bagaimana menyelesaikan masalah dan mengambil keputusan yang lebih baik? Di Teknik Industri, saya belajar tentang hal ini sejak tahun 2009, dengan konteks bagaimana memecahkan masalah – masalah yang ada di industri. Masalah ini umumnya berkisar tentang: bagaimana perusahaan meningkatkan profit, bagaimana menurunkan biaya, bagaimana mengalokasikan sumber daya paling optimal, bagaimana membuat karyawan semakin produktif tapi juga happy, bagaimana membuat produk Anda laku, dan lain sebagainya.
Sepanjang 1 dekade terakhir, saya juga punya beberapa pengalaman membantu BUMN, perusahaan, bahkan pemerintah untuk mengambil keputusan yang sulit karena masalahnya kompleks. Lalu, apa pelajaran penting yang saya dapatkan dalam pengambilan keputusan?
Saya belajar bahwa ada 2 pendekatan dasar tentang bagaimana seseorang mengambil keputusan, yaitu pendekatan 1 dan pendekatan 2.
Mengenal 2 Pendekatan dalam Mengambil Keputusan
Sebelum membahas lebih jauh 2 pendekatan ini, saya ingin memberikan sebuah studi kasus untuk Anda tentang sebuah masalah yang perlu Anda pecahkan.
Ada seseorang yang sedang sangat membutuhkan uang dan dia mengikuti sebuah quiz. Di quiz tersebut, dia tiba di pertanyaan terakhir. Jika benar menjawabnya, dia memboyong satu juta rupiah, jika salah, dia tidak mendapatkan apa-apa.
Pertanyaannya sangat mudah: Dari dua gambar di bawah ini, manakah yang lebih panjang?
Mayoritas orang (termasuk mahasiswa saya), akan menjawab dalam kurang dari 5 detik bahwa yang lebih panjang adalah yang sebelah kiri. Jika Anda jadi orang yang ikut quiz itu, maka selamat: hadiah Anda hangus.
Stanovich dan West (2000) menjelaskan bahwa orang yang mayoritas ‘salah’ dalam mengambil keputusan ini menggunakan pendekatan 1. Pendekatan 1 adalah pengambilan keputusan yang cenderung cepat, otomatis, minim usaha, berbasis pada intuisi, dan seringkali bersifat emosional (bersifat rasanya…. atau kayanya….).
Sementara itu, ada mahasiswa saya yang menjawab benar: keduanya memiliki panjang yang sama. Bagaimana cara tahunya? Dia mengambil kertas kosong, menjiplak gambar di sebelah kanan, lalu dia putar menjadi vertikal dan dicocokkan dengan gambar sebelah kiri. Keputusan dia disertai dengan basis keputusan yang jelas.
Pendekatan yang dilakukan mahasiswa saya itu disebut dengan pendekatan 2, yang oleh Kahneman (2003) disebut sebagai rational decision making. Pendekatan 2 ini memang sedikit lebih lambat, butuh usaha lebih, memerlukan kesadaran untuk membangun argumentasi, dan berbasis pada logika/fakta/data. Namun, hasil keputusannya jauh lebih baik dalam menyelesaikan masalah yang kompleks.
Apakah di sini artinya pendekatan 1 lebih jelek dari pendekatan 2? Tidak juga. Pendekatan 1 bisa sangat efektif dan efisien pada suatu keputusan yang sudah bersifat sebagai habit atau Anda sudah biasa melakukannya berulang – ulang (misalnya menentukan kapan waktu Anda harus belajar, memilih rute ketika menyetir, berkomunikasi dan sosialisasi, membersihkan rumah, dst). Pendekatan 1 ini juga penting dilatih jika Anda harus mengambil keputusan secara cepat dan tidak memiliki waktu berpikir panjang.
Sementara pendekatan 2 lebih cocok digunakan untuk pengambilan keputusan dari masalah yang kompleks, penting, dan dampak dari keputusan yang diambil bisa jadi amat sangat besar. Sehingga pendekatan ini memang tergantung dari jenis masalahnya. Kekacauan sering terjadi saat kita ‘menggampangkan masalah komples’ dan merasa bahwa pendekatan 1 cukup menyelesaikannya, sehingga yang ada malah kita punya masalah – masalah baru. Mengapa masih banyak orang menggunakan pendekatan 1? Bisa jadi karena kita tidak tahu bagaimana cara melakukan pendekatan 2 dengan baik.
Tulisan kali ini bertujuan untuk memperkenalkan anatomi dari pengambilan keputusan pendekatan 2, yang juga disebut sebagai rational decision-making, sehingga membuat keputusan serta penilaian kita terhadap masalah menjadi lebih baik.
Harapan saya, tulisan ini dapat membekali Anda dengan practical skill tambahan dalam mengambil keputusan, selain bertumpu selalu pada pendekatan 1 dalam mengambil keputusan.
Mengenal Anatomi Rational Decision Making (Pendekatan 2)
Dalam pengalaman saya dari belajar secara teori (Bazerman and Moore, 2012) dan juga membantu perusahaan/pemerintah, maka “rule of thumb” secara umum yang digunakan dalam mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah ada 7, yang saya sebut sebagai Rational decision making anatomy, sebagai berikut:
1. Mendefinisikan Masalah
Mampu mendefinisikan masalah yang tepat berarti sudah separuh jalan menyelesaikan masalah tersebut. Kemampuan mendefinisikan masalah, berarti memahami betul apa masalah yang sedang dialami dan apa yang ingin dipecahkan. Salah dalam mendefinisikan masalah, akan membawa kita pada solusi yang juga salah, dan jadi bikin tambah masalah (waduh…).
Untuk mendefinisikan masalah, kita perlu tahu apa itu yang dimaksud ‘masalah’ (problem). Apa sih problem itu? Menurut kamus Oxford, problem is a matter or situation regarded as unwelcome or harmful and needing to be dealt with and overcome. Intinya begini: Masalah itu ada jika kita ada di situasi saat ini (current-state) yang berbeda (gap) dari kondisi yang diinginkan (desirable-state). Jadi kita punya masalah, jika ada undesirable gap dalam hidup kita, di situlah ada masalah.
Jika kita sudah paham apa itu masalah, maka kita perlu belajar bagaimana mendefinisikan masalah sehingga (setidaknya) kita tahu masalah kita sendiri. Bagaimana caranya? Yaitu dengan belajar membuat problem statement yang baik.
Saya akan contohkan satu (tapi bukan satu – satunya) problem statement untuk mendefinisikan masalah yang biasa terjadi di industri manufaktur:
Pada semester pertama 2020, perusahaan X menjual 400,000 produk. Dari 400,000 produk tersebut, 35,000 produk mendapat komplain dan dikembalikan (retur). Itu berarti 8.75%, yaitu di atas dari standar yang dapat diterima (3% retur). Hal ini menyebabkan penambahan biaya sebesar Rp2 milyar dan jika tidak diselesaikan, akan menghasilkan tambahan biaya Rp4 milyar dalam setahun.
Contoh lain problem statement mahasiswa:
Pada semester lima, Indeks Prestasi semester saya 3.3 dan menyebabkan IPK saya 3.4, di mana di bawah dari standar target IPK saya 3.5 dalam 4 tahun. Jika saya tidak dapat meningkatkan IP Semester saya menjadi 3.7 setiap semester berikutnya, maka saya akan kehilangan kesempatan untuk lulus Cum Laude.
Contoh perumusan masalah lain di bidang kesehatan,
Pada Bulan Agustus 2021, positivity rate COVID-19 Indonesia tembus 32,39 persen. Hal ini menandakan positivity rate Indonesia 6 kali lipat dari ambang batas aman WHO, yaitu sebesar 5%. Apabila hal ini tidak tertangani, maka akan menghambat indeks produktivitas nasional sebesar X% setiap tahun.
Berdasarkan problem statement tersebut, kita jadi tahu apa sih masalahnya? Apa yang sebenarnya terjadi? Apa yang kita tuju? Dan mengapa kita harus menyelesaikan (mengurangi gap) masalah tersebut?
Nah, sayangnya berdasarkan pengalaman saya di lapangan juga, saya menemukan ada banyak cara ajaib yang dilakukan orang – orang dalam merumuskan masalah, seperti (tolong jangan ditiru ya):
(1) Masalah diartikan sebagai ketiadaan solusi, misalnya: Masalah positivity rate Indonesia yang tinggi karena tidak tegasnya pemerintah melarang masyarakat mudik. Ini adalah problem statement yang menutup kemungkinan analisa lebih jauh dan langsung jump to solution, di mana seringkali salah (berdasar pengalaman saya). Bahasa kerennya: the fallacy of the solution absence, menyederhanakan masalah kompleks hanya karena ketiadaan solusi.
(2) Menganggap gejala (symptom) adalah masalah sebenarnya. Misalnya pernyataan ini: PPKM tidak berhasil karena masyarakat tidak taat prokes. “Masyarakat tidak taat prokes” ini adalah gejala masalah, belum tentu masalah sebenarnya. Sehingga pernyataan masalahnya bisa diganti: “Rendahnya tingkat pelaksanaan protokol kesehatan masyarakat (misal: 75% saat ini) selama PPKM yang jauh di bawah standar nasional (90% target).” Nah, kalau ini kan nanti akar masalahnya bisa ditelusuri lebih lanjut, apakah dari sisi masyarakat, pemerintah, atau justru yang lainnya.
Dan masih banyak fallacy lain, tetapi capek juga saya mengetiknya (apalagi yang baca ya :p). Nanti kita bahas di lain kesempatan saja ya. Dan tolong fallacy ini jangan ditiru ya dalam menyelesaikan masalah, apalagi bikin kebijakan negara. Ampuun nanti kacaunya.
Untuk langkah berikutnya, saya mencoba menyesuaikan dengan problem statement mahasiswa teknik industri tadi, ya.
2. Mengidentifikasi Indikator Capaian yang Penting
Setelah merumuskan problem statement, langkah selanjutnya adalah membuat indikator yang perlu diperhatikan sebagai basis pengambilan keputusan.
Kembali ke kasus personal problem statement mahasiswa teknik industri tadi, misalnya masalah yang terjadi adalah IP semester yang belum sesuai target. Untuk mengatasinya, maka mahasiswa tersebut membuat beberapa kriteria yang penting: (1) Biaya yang dikeluarkan; (2) Efektivitas pemahaman materi yang didapatkan; dan (3) Waktu belajar yang dibutuhkan.
3. Melakukan pembobotan terhadap indikator tersebut
Jika sudah, ada kalanya kriteria pengambilan keputusan memiliki bobot yang berbeda. Misalnya, kita rela mengeluarkan biaya lebih dan menghabiskan waktu lebih banyak untuk belajar, asalkan kita bisa semakin cepat paham dengan materi yang diajarkan di kelas.
Maka, kita kasih bobot di 3 indikator tersebut dengan prosentasi. Misalnya:
- Biaya yang dikeluarkan (25%)
- Waktu belajar yang dibutuhkan (25%)
- Efektivitas pemahaman materi (50%)
4. Mengidentifikasi constraint atau batasan kondisi, jika ada
Langkah selanjutnya adalah mencoba mengidentifikasi kondisi yang menjadi ‘harga mati’ dalam menghasilkan solusi, sehingga tidak melanggar kondisi ini. Misalnya: solusi tidak melampaui budget sebesar Rp……..
Mengidentifikasi contraints akan sangat membantu untuk menghasilkan solusi yang kreatif, namun realistis.
5. Menghasilkan alternatif solusi untuk menyelesaikan masalah
Langkah berikutnya adalah mencoba mencari akar penyebab dari problem statement yang sudah dibuat, lalu menghasilkan alternatif solusi sebanyak yang kita bisa. Misalnya, penyebab IP turun adalah karena terlalu banyak bermain game online, dan sulit fokus terhadap perkuliahan yang diselenggarakan secara online (deficit attention). Maka, fase ini berfokus menghasilkan sebanyak-banyaknya alternatif solusi untuk hal tersebut.
6. Mengevaluasi alternatif terbaik
Dari berbagai macam alternatif yang sudah dihasilkan di langkah sebelumnya, maka dilakukan penilaian berdasarkan 3 kriteria yang sudah ditetapkan tadi. Kita bisa menetapkan score dengan skala 1 – 10 untuk masing – masing solusi di setiap kriteria. 1 berarti sangat buruk, sementara 10 berarti sangat baik.
Misalnya, di tabel atas solusi A memiliki skor 7 dibandingkan solusi B yang skor nya 8, maka artinya solusi A harganya lebih mahal sedikit dibandingkan dengan solusi B.
7. Memilih dan mengimplementasikan solusi
Ingat bahwa kriteria yang dianggap penting memiliki bobot, maka langkah berikutnya adalah menghitung berapa skor setiap solusi jika memperhitungkan bobot kriterianya. Seperti yang ditunjukkan dalam tabel ini, maka jika kita mengacu pada skor normal, maka logikanya kita memilih solusi A (semua bobot bernilai sama atau 1). Sementara jika menggunakan bobot, maka kita akan memilih solusi B sebagai konsekuensi logisnya.
Itulah sedikit penjelasan tentang 2 pendekatan umum dalam mengambil keputusan dan anatomi pengambilan keputusan secara rasional beserta contohnya.
Apa yang saya tuliskan di sini hanya ingin memperkenalkan tentang anatomi pengambilan keputusan rasional multi-kriteria yang mudah – mudahan dapat membantu untuk berpikir lebih baik, jernih, dan logis. Mengetahui anatomi ini saat saya semester 1 kuliah di teknik industri, sangat membantu saya menyelesaikan banyak masalah yang saya hadapi dalam hidup dan selesai dengan baik. Termasuk meningkatkan IPK sehingga saya bisa lulus cum laude dan IPK 4.0 saat S2 waktu itu.
Tentu masih banyak cara atau pendekatan lain dalam berpikir dan mengambil keputusan, yang insyaAllah akan saya bahas pada seri – seri artikel berikut. Tapi 2 pendekatan yang saya sebutkan sebelumnya adalah yang paling banyak digunakan dalam kehidupan sehari – hari atau manajerial organisasi. Sebagai bahan diskusi, ini pertanyaan saya,
Manakah pendekatan yang sering Anda gunakan? Pada saat apa dan bagaimana hasil keputusan Anda?
Banyak juga teknik – teknik tingkat lanjut, seperti Management Science, Operations Research, Heuristics, dan System Modeling yang digunakan untuk membantu mengambil keputusan sulit karena masalahnya sangat kompleks dan mental manusia sudah tidak sanggup untuk memproses segala informasi karena data yang perlu diolah sangat-sangat banyak, panjang, dan lebar (biiiig data), sehingga minta bantuan sama komputer untuk mengatasinya. Tapi itu nanti, kita bahas pelan – pelan di lain waktu :p.
Semoga apa yang ada di tulisan ini bisa sedikit membantu Anda untuk menjadi pengambil keputusan yang lebih baik.
Salam,
Arry Rahmawan
Referensi lebih lanjut:
Bazerman and Moore. 2012. Judgment in Managerial Decision Making
Kahneman, D. (2003). A perspective on judgment and choice: Mapping bounded rational- ity. American Psychologist, 58(9), 697–720.
Sheperd, R. N. 1990. Mind Sight: Original visual illusions, ambiguities, and other anomalies. New York: W.H. Freeman and Co.
Stanovich, K. E., & West, R. F. (2000). Individual differences in reasoning: Implications for the rationality debate. Behavioral & Brain Sciences, 23, 645–665.
